Trong thời đại 4.0, việc áp dụng chuẩn hóa quy trình và công nghệ tiên tiến vào việc quản lý doanh nghiệp là 1 trong những yếu tố cần thiết. Đặc biệt với các doanh nghiệp sản xuất, tính phức tạp trong khâu thực hiện, kiểm tra, kiểm soát càng cao hơn. Tiêu chuẩn 5S là 1 trong các yếu tố được áp dụng rộng rãi trong việc tổ chức, quản lý, sắp xếp nơi làm việc, góp phần giúp đạt năng suất công việc cao hơn.
Nội dung
Phương pháp 5S bao gồm những gì?
Vì sao cần áp dụng tiêu chuẩn 5S trong môi trường doanh nghiệp?
Tiêu chuẩn 5S là gì?
Xuất phát từ Nhật Bản, 5S được sinh để quản lý và sắp xếp nơi làm việc sao cho thuận tiện và khoa học nhất. Quan điểm thực hiện 5S nhằm tạo môi trường làm việc luôn được sạch sẽ, thoáng đãng, tiện nghi, tiện dụng. Việc này giúp thúc đẩy người lao động làm việc được thoải mái, nhanh chóng, vui vẻ hơn, và từ đó tăng năng suất lao động cho doanh nghiệp. Về phía doanh nghiệp, công tác 5S sẽ giúp quá trình quản lý, điều hành thuận lơi, có tính sắp xếp, hệ thống khoa học và cao hơn. Việc này góp phần tích cực vào xây dựng văn hóa doanh nghiệp, giúp hình ảnh và uy tín doanh nghiệp cao hơn.
Tiêu chuẩn 5S cho khối văn phòng Super Trường Phát.
Phương pháp 5S bao gồm những gì?
5S được viết tắt từ Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng (theo thứ tự, trong tiếng Nhật là Seiri, Seiton, Seiso, Seietsu, và Shitsuke). Trong đó:
- Sàng lọc, chữ S đầu tiên được hiểu là hãy phân loại chi tiết các vật dụng theo đúng tính năng, còn hữu dụng hay không, loại bỏ đi những đồ vật không cần thiết tại nơi làm việc.
- Sắp xếp: Sự rõ ràng, chi tiết, khoa học là điều vô cùng cần thiết để giảm thời gian vô ích cho các doanh nghiệp. Sắp xếp được hiểu là luôn tổ chức sắp xếp các đồ vật 1 cách gọn gàng, ngăn nắp, dễ thấy, dễ tìm và đúng chỗ quy định.
- Sạch sẽ: luôn giữ gìn vệ sinh chung giúp môi trường làm việc luôn lành mạnh, đẹp đẽ không chỉ giúp tinh thần người lao động cao hơn, mà còn đảm bảo an toàn vệ sinh trong lao động đối với các công ty sản xuất.
- Săn sóc: Là bước duy trì và kiểm tra 3 bước S trên, đảm bảo việc thực hiện 5S luôn được diễn ra tốt và ngày càng tốt hơn.
- Sẵn sàng: Là chữ S quan trọng nhất, sẵn sàng đòi hỏi mọi người trong doanh nghiệp thực hiện công tác 5S như 1 thói quen, cần được lặp đi lặp lại, giúp môi trường, con người, máy móc luôn trong trạng thái sẵn sàng với công việc.
Vì sao cần áp dụng tiêu chuẩn 5S trong môi trường doanh nghiệp
Phương pháp 5S hiện nay, không chỉ được áp dụng trong việc quản lý, sắp xếp môi trường làm việc. Rất nhiều doanh nghiệp đã đưa 5S vào việc quản lý nhân sự, sàng lọc các nhân sự hoặc những thói quan làm việc không phù hợp, thay thế vào đó là những con người và cách thức làm việc mới hiệu quả, thúc đẩy sự phát triển. Nói cách khác, 5S là nền tảng giúp cải thiện năng suất lao động, tăng chất lượng công việc. Đặc biệt với người Việt Nam, 5S tác động mạnh mẽ vào thói quen giữ lại những thứ không thực sự cần thiết hoặc duy trì những cách thức làm việc lặp đi lặp lại không có tính cải tiến.
Xét về khía cạnh con người:
Việc thực hiện 5S trong 1 thời gian dài sẽ thay đổi con người luôn hướng tới sự ngăn nắp, gọn gàng, khoa học. Việc này không chỉ giúp thao tác tại nơi làm việc được nhanh hơn, còn giúp người lao động hình thành được thói quen tốt, dẫn đến tư duy trong công việc được nhanh và khoa học hơn.
Xét về khía cạnh môi trường:
5S giúp bảo vệ môi trường làm việc sạch sẽ, gọn gàng, tiết kiệm không gian riêng và chung. Đặc biệt với các công ty sản xuất, thực hiện 5S là bước đầu tiên để xây dựng quy trình quản lý theo ISO, đảm bảo an toàn lao động, hạn chế các rủi ro trong sản xuất.
Mô hình 5S cho Sơ đồ kho nguyên vật liệu tại Nhà máy Super Trường Phát.
Xét về khía cạnh tổ chức:
5S giúp doanh nghiệp nâng cao giá trị, xây dựng văn hóa chung, cải thiện quá trình quản lý công việc và con người được nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Quá trình thực hiện 5S tại Super Trường Phát
Thực hiện theo các tiêu chuẩn ISO9001 trong công tác quản lý, Nhựa Super Trường Phát triệt để áp dụng 5S trong môi trường làm việc, môi trường sản xuất mỗi ngày. Quy định về việc thực hiện 5S được yêu cầu tới tất cả các CBCNV đang làm việc tại Công ty Cổ phần Nhựa Super Trường Phát, bao gồm cả khối văn phòng và khối sản xuất.
Theo đó, quá trình sàng lọc và sắp xếp đã được tổ chức diễn ra quyết liệt từ ngày 01/10 đến 15/10/2020. Trong đó, yêu cầu loại bỏ đối với các vật dụng, hồ sơ, tài liệu không còn cần thiết cho công việc. Mỗi phòng, ban cần phân rõ khu vực sắp xếp tài liệu, tài sản, phân loại theo các cấp đã xử lý, đang xử lý, chưa xử lý, tham khảo… Các vật dụng, trang thiết bị, hồ sơ, tài liệu đều được cấp mã và xác định vị trí, đảm bảo được đặt đúng vị trí sau mỗi lần sử dụng.
5S ngăn ngắp tại phòng ống mẫu Nhựa Super Trường Phát
Yếu tố sạch sẽ cũng luôn được đặt lên hàng đầu. Ngày 25 – 27/10/2020, sau quá trình kiểm tra, xác nhận việc sàng lọc và sắp xếp theo đúng quy định của công ty, toàn bộ các CBCNV Super Trường Phát chính thức bước vào 5S giai đoạn 2. 5S giai đoạn 2 yêu cầu đảm bảo 3 chữ S cuối bao gồm: sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng. Mỗi cá nhân làm việc tại Super Trường Phát cần nâng cao ý thức, trách nhiệm thực thiện theo 5S, thực hiện đúng và đủ. Nhờ có điều này, môi trường làm việc của Super Trường Phát luôn đảm bảo: thoáng đãng, khoa học, sạch sẽ, an toàn.
